Written on 4:58 PM by Gredinov Sumanta Malsad
Apakah Struktur Organisasi Itu?
Suatu struktur organisasi menetapkan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasi secara formal. Ada enam unsur yang perlu diperhatikan jika ingin merancang struktur organisasi. Elemen-elemen itu adalah spesialisasi pekerjaan, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi, serta formalitas.
Spesialisasi Kerja
Spesialisasi kerja adalah pembagian tenaga kerja untuk mendeskripsikan sampai tingkat mana tugas dalam organisasi dipecah-pecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang terpisah.
Hakikat spesialisasi kerja adalah bahwa, daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada hakikatnya, individu-individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukannya mengerjakan seluruh kegiatan.
Departementalisasi
Begitu kita membagi-bagi pekerjaan lewat spesialisasi kerja, anda perlu mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan ini sehingga tugas yang sama/mirip dapat dikoordinasikan. Dasar yang dipakai dalam pengelompokkan pekerjaan disebut departementalisasi.
Salah satu cara yang populer untuk mengelompokkan kegiatan adalah menurut fungsi yang dijalankan.
Rantai Komando
Rantai komando merupakan garis tidak putus dari wewenang yang terentang dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor ke siapa.
Anda tidak dapat membahas rantai komando tanpa membahas konsep komplementer : wewenang dan kesatuan komando.
Wewenang mengacu kepada hak-hak yang inheren untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah itu dipatuhi.
Asas kesatuan komando membantu mengamankan konsep garis wewenang yang tidak terputuskan. Kesatuan ini menyatakan bahwa semua mempunyai satu atasan kepada siapa ia harus bertanggung jawab.
Rentang Kendali
Pertanyaan tentang rentang kendali ini sangat penting, karena sangat menentukan banyaknya tingkatan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi.
Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil pemimpin atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.
Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di bawah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pusat.
Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.
Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi, melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.
Formalisasi
Formalisasi mengacu pada suatu tingkat yang terhadapnya pekerjaan di dalam organisasi itu di bakukan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana ia harus mengerjakan.
Jika formalisasi tinggi :
- Terdapat uraian jabatan yang tersurat
- Banyak aturan organisasi
- Prosedur yang terdefinisi dengan jelas yang meliputi proses kerja dalam organisasi
Desain Organisasi yang umum
Struktur Sederhana
Struktur sederhana adalah suatu struktur yang bercirikan tingkat departementalisasi sederhana, rentang kendali yang luas, wewenang yang dipusatkan dalam tangan satu orang dan formalisasi kecil.
Kekuatan struktur sederhana :
- Cepat
- Luwes
- Tanggung jawab yang jelas
Kelemahan struktur sederhana :
Keadaan semakin tidak memadai bila organisasi bertumbuh. Formalisasi yang rendah dan sentralisasi yang tinggi menyebabkan beban informasi berlebihan dan akhir-akhir dapat macet karena eksekutif tunggalnya mencoba terus mengambil semua keputusan.
Birokrasi
Suatu struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai lewat spesialisasi, aturan dan pengaturan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama dari birokrasi terletak dalam kemampuannya menjalankan kegiatan terbakukan secara sangat efisien.
Struktur matriks
Suatu pilihan desain organisasi lain yang popular adalah struktur matriks. Pada hakikatnya, matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsi dan produk.
Kekuatan matriks:
- Memiliki koordinasi yang mudah bila organisasi itu memiliki keanekaragaman dari aktifitas yang rumit dan saling bergantung.
- Memiliki komunikasi yang lebih baik dan lebih luwes.
Kelemahan matriks:
- Kesulitan mengkoordinasi tugas dari spesialisai fungsional yang berbeda.
Pelembagaan: suatu pelopor budaya
Gagasan memandang organisasi sebagai budaya – dimana ada suatu system dari makna yang dianut bersama di kalangan para anggota. Namun organisasi sebenarnya lebih dari itu. Organisasi juga mempunyai kepribadian, persis seperti individu; bisa kaku atau fleksibel, tidak ramah atau mendukung, inovatif atau konservatif.
Apakah budaya organisasi itu?
Suatu definisi
Budaya organisasi mengacu pada suatu system makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi itu dengan organisasi lain. Budaya organisasi adalah suatu persepsi bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi; suatu system dari makna bersama.
Tujuh karakteristik primer hakikat dari budaya suatu organisasi:
1. Inovasi dan pengambilan resiko. Sejauh mana para anggota didorong untuk inovatif dan mengambil resiko.
2. Perhatian kerincian. Sejauh mana para anggota diharapkan memperlihatkan presisi (kecermatan), analisis, dan perhatian pada rincian.
3. Orientasi hasil. Sejauh mana pemimpin memusatkan perhatian pada hasil, bukan pada teknik dan proses yang digunakan untuk pemcapai hasil itu.
4. Orientasi orang. Sejauh mana keputusan pemimpin memperhitungkan efek hasil-hasil pada orang-orang dalam organisasi itu.
5. Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim-tim bukannya individu-individu.
6. Keagresifan. Sejauh mana orang-orang itu agresif dan kompetitif, bukannya santai-santai.
7. Kemantapan. Sejauh mana kegiatan organisasi menekankan dipertahankannya status quo daripada pertumbuhan.
Budaya merupakan istilah deskriptif
Budaya organisasi itu berkaitan dengan bagaimana anggota mempersepsikan karakteristik dari budaya suatu organisasi, bukannya dengan apakah mereka menyukai budaya itu atau tidak. Artinya, budaya itu merupakan suatu istilah deskriptif. Ini penting karena hal ini membedakan konsep ini dari konsep kepuasan kerja, dimana kepuasan kerja adalah sesuatu yang evaluative.
Budaya kuat vs buadaya lemah
Dalam suatu budaya kuat, niali inti organisasi itu dipegang secara intensif dan diaunut bersama secara meluas. Makin banyak anggota yang menerima nilai-nilai inti dan makin besar komitmen mereka pada nilai-nilai itu, makin kuat budaya tersebut. Suatu hasil spesifik dari suatu budaya yang kuat adalah menurunnya tingkat keluarnya anggota.
Suatu budaya yang kuat memperllihatkan kesepakatan yang tinggi di kalangan anggota mengenai apa yang dipertahankan oleh organisasi itu. Kebulatan yang dimaksud itu adalah membina kekohesifan, kesetiaan dan komitmen organisasi.
Budaya organisasi vs budaya nasional
Riset menunjukkan bahwa budaya nasional mempunyai dampak yang lebih besar pada para anggota daripada budaya organisasi mereka. Seberapa besarnya pengaruh budaya organisasi terhadap pemahaman perilaku orang di tempat kerja, budaya nasional malah lebih besar lagi pengaruhnya.
Fungsi budaya
Budaya menjalankan sejumlah fungsi dalam sebuah organisasi
1. Budaya mempunyai suatu peran menetapkan tapal batas; artinya budaya menciptakan perbedaan yang jelas antara satu organisasi dengan yang lain.
2. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi
3. Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada suatu yang lebih luas daripada kepentingan diri pribadi seseorang
4. Budaya itu meningkatkan kemantapan system social; yaitu sebagai perekat social yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk apa yang harus dilakukan dan dikatakan oleh para anggota.
5. Budaya berfungsi sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku para anggota.
Bagaimana Anggota Mempelajari Budaya
1. Cerita
2. Ritual
3. Lambang materi
4. Bahasa
Perubahan Organisasi
Dorongan Untuk Berubah
Dewasa ini makin banyak organisasi menghadapi suatu lingkungan yang dinamis dan berubah yang selanjutnya menuntut organisasi itu agar berubah menyesuaikan diri. “Berubah atau Mati!”
Mengelola Perubahan Terencana
Perubahan adalah Membuat suatu menjadi lain. Perubahan terencana adalah kegiatan perubahan yang disengaja dan berorientasi tujuan. Ada dua tujuan dari perubahan terencana, yaitu :
1. Perubahan itu mengupayakan perbaikan kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan dalam lingkungan.
2. Perubahan itu mengupayakan perubahan perilaku anggota.
Perubahan terencana berdasarkan urutan besarnya terdiri dari dua urutan, yaitu:
1. Perubahan bersifat linear dan bersinambung. Perubahan ini menyiratkan tiadanya pergeseran yang mendasar dalam pengandaian yang di anut para anggota organisasi mengenai dunia atau bagaimana organisasi dapat memperbaiki fungsinya.
2. Perubahan ini bersifat multidimensional, multi tingkatan, tidak bersinambung dan radikal yang mencakup pengkerakaan ulang atas pengandaian mengenai organisasi dan dunia tempat organisasi itu.
Apa yang dapat diubah oleh para agen perubahan?
Pada dasarnya, hal ini dapat dikelompokkan dalam empat kategori, yaitu :
- Struktur
- Teknologi
- Penataan fisik
- Orang
Keengganan terhadap perubahan
Jika dilihat dari sisi positif, ini memberikan suatu tingkatan kemantapan, dan dapat diramalkannya perilaku. Tapi ada sisi buruk dari hal ini, yaitu keengganan ini merintangi penyesuaian dan kemajuan.
Keengganan individual
Ada 5 faktor yang menyebabkan keengganan individual ini muncul terhadap perubaha, yaitu :
1. Kebiasaan; sebagai manusia, kita merupakan makhluk kebiasaan. Hidup itu cukup rumit; kita tidak perlu mempertimbangkan deretan lengkap pilihan-pilihan untuk ratusan keputusan yang harus kita ambil tiap harinya. Untuk mengatasi kerumitan ini, kita mengandalkan kepada kebiasaan-kebiasaan. Tetapi bila dihadapkan pada perubahan, kecenderungan untuk menanggapi dalam cara-cara kita yang terbiasa menjadi sumber keengganan.
2. Keamanan; orang dengan kebutuhan yang tinggi akan keamanan kemungkinan besar akan menolak perubahan karena perubahan itu mengancam rasa aman mereka.
3. Faktor-faktor ekonomi; perubahan dari tugas-tugas kerja atau kerutinan kerja yang telah mapan juga dapat membangkitkan rasa takut ekonomis jika orang-orang memprihatinkan bahwa mereka tidak akan mampu melakukan tugas atau kerutinan baru menurut standar mereka sebelumnya.
4. Rasa takut akan hal yang tidak diketahui; perubahan menggantikan sesuatu yang telah diketahui dengan ambiguitas dan ketidakpastian.
5. Pemrosesan informasi selektif; individu membentuk dunia mereka lewat persepsi mereka. Begitu mereka telah menciptakan dunia, dunia ini menolak untuk berubah. Mereka mendengar apa yang ingin mereka dengar. Mereka mengabaikan informasi yang menantang dunia yang telah mereka ciptakan.
Keengganan organisasi
Menurut kodratnya, organisasi itu bersifat konservatif. Secara aktif mereka menolak perubahan.
Mengatasi keengganan terhadap perubahan
Ada enam taktik untuk mengatasi keengganan ini, yaitu :
1. Pendidikan dan komunikasi; keengganan dapat dikurangi lewat komunikasi dengan para anggota untuk membantu mereka melihat logika suatu perubahan. Pada dasarnya taktik ini mengandaikan bahwa sumber keengganan terletak dalam salah informasi atau komunikasi yang buruk.
2. Partisipasi; sulit bagi individu-individu untuk menolak suatu keputusan perubahan kalau mereka juga berpartisipasi dalam keputusan tersebut. Sebelum melakukan suatu perubahan, mereka yang menentang dapat diajak untuk berpartisipasi dalam proses keputusan.
3. Kemudahan dan dukungan; agen perubahan dapat menawarkan suatu deretan upaya dukungan untuk mengurangi keengganan. Bila rasa takut dan kecemasan anggota tinggi, penyuluhan dan terapi anggota, pelatihan ketrampilan baru dapat memudahkan penyesuaian.
4. Perundingan; suatu cara lain untuk agen perubahan menangani keengganan potensial terhadap perubahan adalah mempertukarkan sesuatu yang berharga untuk mengurangi keengganan itu.
5. Manipulasi dan kooptasi; manipulasi mengacu kepada upaya pengaruh yang tersembunyi. Menghasut dan memutar balik fakta untuk membuat fakta itu lebih menarik, menahan informasi yang tidak diinginkan, dan menciptakan desas-desus palsu agar para anggota menerima suatu perubahan semuanya merupakan contoh manipulasi. Kooptasi berupaya menyuap pemimpin kelompok penolak dengan memberi mereka peran utama dalam keputusan perubahan.
6. Pemaksaan; yaitu penerapan ancaman atau kekuatan langsung terhadap para penolak
